Tietosuojaseloste asiakkaidemme henkilötietojen käsittelystä
Tämän selosteen tarkoituksena on informoida henkilö- ja yritysasiakkaitamme sekä potentiaalisia asiakkaitamme siitä, miten käsittelemme heidän henkilötietojaan Antin Autokoulu Oy:ssä harjoittaessamme autokoulutoimintaamme.
Noudatamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä muuta soveltuvaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä. Huolehdimme siitä, että henkilötietojen käsittely on tietoturvallista ja että rekisteröityjen oikeudet toteutuvat täysimääräisesti.
Päivitetty: 18.11.2025
Rekisterinpitäjä
Antin Autokoulu Oy (2763674-6)
Isokatu 11 C 14, 90100 Oulu
Puhelin: 044 022 1265
Sähköposti: tietosuoja@antinautokoulu.fi
Kaikki tätä tietosuojaselostetta koskevat pyynnöt ja yhteydenotot tulee tehdä kirjallisesti yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.
Käsiteltävät henkilötiedot, käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme autokoulun henkilöasiakkaidemme, kuten autokoulu- ja opetuslupaoppilaiden henkilötietoja, sekä oppilaan huoltajan henkilötietoja, kun oppilas on alaikäinen ja tilauksen maksajan henkilötietoja, kun maksaja on muu henkilö kuin oppilas tai oppilaan huoltaja. Lisäksi käsittelemme yritysasiakkaidemme yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Taulukossa on eritelty henkilötiedot, joita käsittelemme, käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet.
| Henkilötiedot | Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Rekisteröidyn perustiedot* kuten nimi, henkilötunnus**, käyttäjätunnus ja salasana Rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot* kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot, www-osoite | Tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja kehittämiseen |
| Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen | |
| Laskutus | ||
| Palveluidemme markkinointi | Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja palveluidemme tarjoamiseen | |
| Uutiskirjeen toimittaminen | ||
| Oppaiden ja muun materiaalin toimittaminen | ||
| Kilpailut ja arvonnat | Suostumus | |
| Kirjanpito | Lakisääteinen velvollisuutemme kirjanpitolain mukaisesti | |
| Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset | Noudattaa asiakkaan toivetta olla vastaanottamatta suoramarkkinointia | Lakisääteinen velvollisuutemme noudattaa suoramarkkinointikieltoa |
| Asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista ajo-opetus- ja koulutussopimuksista sekä muista tilauksista, sopimusten mukaisten palveluiden toteuttamiseen liittyvät tiedot, opetus- ja tutkintotiedot, mukaan lukien palveluiden käyttöön ja kyselyvastauksiin perustuva oppimisprofiili, asiakkaan kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, maksutiedot sekä asiakkaan itse vapaaehtoisesti järjestelmiimme antamat tiedot | Sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen | Sopimuksen täytäntöönpaneminen |
| Asiakkaalle räätälöidyn opetuksen tarjoaminen | ||
| Laskutus | ||
| Asiakassuhteen hoitaminen | Oikeutettu etumme hallinnoida ja kehittää asiakassuhdetta Oikeutettu etumme palveluidemme kehittämiseen | |
| Palveluidemme markkinointi | ||
| Tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen | ||
| Kirjanpito | Lakisääteinen velvollisuutemme kirjanpitolain mukaisesti | |
| Oppilas-, koulutus- ja tutkintotiedot autokoulu- ja kuljettajakoulutuksiin liittyen | Laissa säädetty oppilaskirjanpito | Lakisääteinen velvollisuutemme ajokorttilain mukaisesti |
| Automaattisesti kerätyt lokitiedot käyttäjän toimista tietojärjestelmissämme | Väärinkäytösten estäminen ja tutkiminen | Oikeutettu etumme valvoa ja selvittää tietojärjestelmän käyttäjän toimien ja tietojen käytön luvallisuutta |
| Lääkärintodistus | Sovitun ajo-opetuksen peruuttamatta jättämisestä tai myöhässä perumisesta aiheutuneen laskun hyvittäminen | Suostumus |
| Asiakkaan tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot | Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme | Suostumus |
| Käyttäytymisen analysointi ja profilointi |
Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai
asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.
** Henkilötunnuksen käsittely on tarpeellista ajo- ja kuljettajaopetuksen järjestämiseksi, jälkikäteen
tapahtuvassa laskutuksessa, saatavien perinnässä ja luotonannossa, ja kun maksaja on eri henkilö kuin
oppilas, kuten alaikäisen oppilaan huoltaja.
Käsittelemme seuraavia potentiaalisten asiakkaidemme henkilötietoja:
| Henkilötiedot | Käsittelyn tarkoitus | Oikeusperuste |
|---|---|---|
| Perustiedot kuten nimi, yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot, www-osoite | Palveluidemme markkinointi | Oikeutettu etumme käsitellä tietoja liiketoimintamme harjoittamiseen ja palveluidemme tarjoamiseen |
| Uutiskirjeen toimittaminen | ||
| Oppaiden ja muun materiaalin toimittaminen | ||
| Kilpailut ja arvonnat | Suostumus | |
| Suoramarkkinointikiellot ja -suostumukset | Noudattaa asiakkaan toivetta olla vastaanottamatta suoramarkkinointia | Lakisääteinen velvollisuutemme noudattaa suoramarkkinointikieltoa |
| Asiakkaan tietoliikenneyhteyttä sekä päätelaitetta koskevat tiedot kuten IP-osoite, laite-ID tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot | Mainonnan kohdentaminen verkkopalveluissamme | Suostumus |
| Käyttäytymisen analysointi ja profilointi |
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään sekä asiakassuhteen aikana, kuten palveluiden käytön yhteydessä, mutta lisäksi myös viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.
Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.
Henkilötietojen siirrot, luovutukset ja vastaanottajat
Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Lisäksi luovutamme tietoja laskutukseen, luottohakemukseen tai perintään liittyvissä asioissa näitä palveluita tarjoaville yrityksille sekä viranomaisille lainsäädännön velvoittaessa, kuten poliisille tai Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille ja sen sopimuskumppanille Ajovarma Oy:lle. Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, kuten rekisteröidyn työnantajalle tai vakuutusyhtiölle, jos rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Voimme käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sisällä. Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, rekisteröidyn henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että siirto perustuu Euroopan komission vastaavuuspäätökseen tai että alihankkija on sitoutunut
yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin.
Tietoturva ja suojatoimet
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa olemme allekirjoittaneet henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltäviä asiakkaiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa säilytystiloissa.
Henkilötietojen säilytysaika
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Säilytämme pääsääntöisesti asiakkaidemme ja muiden yhteistyökumppaneidemme tietoja sopimuksen keston ajan sekä tarvittavan reklamaatio- tai kanneajan tämän jälkeen. Säilytämme opetus-, koulutus- ja tutkintotietoja koskevat asiakirjat ajokorttilakiin perustuen opetuksen järjestämisvuotta seuraavan kuuden (6) vuoden ajan. Suostumuksella kerättyjä tietoja käsitellään niin kauan, kun käsittelyperuste on olemassa. Lääkärintodistukset tuhotaan heti, kun hyvitystä koskeva asia on käsitelty. Kilpailujen ja arvontojen yhteydessä tiedot poistetaan heti kyseisen arvonnan tai kilpailun päätyttyä. Oikeutetun edun perusteella käsiteltäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelyperuste on olemassa. Mikäli asiakas voi vastustaa käsittelyä, poistetaan tiedot, kun asiakkaan vastustusta koskeva pyyntö on käsitelty ja vastustus hyväksytty.
Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä käsitellä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Henkilötietoja voidaan säilyttää edellä mainittuja säilytysaikoja pidempään, jos se on tarpeen erityisestä syystä, kuten rikosepäilyjen ja niitä koskevan viranomaistutkinnan vuoksi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen asiakkaan maksutapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan lisäksi säilyttää edellä mainittuja määräaikoja pidempään kirjanpitolain velvoittamien säilytysaikojen mukaisesti.
Tietoturva ja suojatoimet
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Järjestelmätoimittajien ja muiden henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa olemme allekirjoittaneet henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset, joissa yhteistyökumppanimme ovat sitoutuneet noudattamaan tietosuoja-asetuksen edellyttämiä tietosuoja- ja tietoturvavaatimuksia.
Henkilötietoja sisältävät tietokannat on suojattu salasanoilla ja käyttöoikeustasoilla. Tiedot sijaitsevat asianmukaisilla tietoturvaohjelmistoilla ja teknisillä järjestelyillä suojatussa ympäristössä. Manuaalisesti käsiteltäviä asiakkaiden henkilötietoja sisältäviä asiakirjoja säilytetään lukituissa säilytystiloissa.
| Oikeus | Missä tilanteissa |
|---|---|
| Tarkastaa itseä koskevat tiedot | Aina |
| Vaatia virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista | Aina |
| Vaatia tietojen poistamista | Kun jokin tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Peruuttaa suostumus | Kun käsittely perustuu suostumukseen |
| Vastustaa tietojen käsittelyä | Kun tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun ja kyseessä on erityinen henkilökohtainen tilanne tai jos tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten |
| Pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista (esim. siksi ajaksi, kun tietoihin kohdistuvat pyynnöt saadaan selvitettyä ja ratkaistua) | Jos tietojen paikkansapitävyys on kiistetty tai jokin muu tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisista edellytyksistä täyttyy |
| Siirtää tiedot toisen tahon pitämään järjestelmään | Jos käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, käsittelyä suoritetaan automaattisesti ja siirto on teknisesti mahdollinen ja jos tieto koskee asiakkaan itse toimittamiaan tietoja |
| Tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle | Aina |
Edellä mainitut pyynnöt, kiellot ja peruutukset voidaan tehdä toimittamalla ne kirjallisesti sähköpostiosoitteeseen tietosuoja@antinautokoulu.fi todisteellisesti tunnistettavasta sähköpostista. Pyynnön tulee sisältää rekisteröidyn nimi ja yhteystiedot. Tietosuojan varmistamiseksi saatamme pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä.
Vastaamme asiakkaan esittämiin rekisteröityjen oikeuksien käyttöä koskeviin pyyntöihin ja tiedusteluihin kuukauden sisällä.